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Vous posez-vous les mêmes questions?

Chaque jour, nous sommes contactés par des dizaines d’entrepreneurs, indépendants en TPE ou gestionnaires de PME.
Tous nous viennent avec le même objectif : trouver des meilleures solutions pour la gestion quotidienne de leurs activités commerciales.
Prenons un échantillon des situations rencontrées :

  • “Je ne m’en sors pas entre les factures, les devis, les commandes, les refus, les confirmations, les impayés,…”
  • “Combien vais-je gagner à la fin du mois?”
  • “Je fais des factures mais je ne parviens pas à savoir quand elles seront payées et combien mes clients doivent encore me payer.”
  • “Je dois toujours attendre que mon comptable ait traité mes factures et mes paiements avant de savoir si mon entreprise se porte bien ou non.
    Le stress engendré chaque fin de mois me pèse.”

À tout problème sa solution !
Sur base de ces réflexions et de notre expérience, nous avons décrypté vos besoins et les avons solutionnés.

1. Quand et combien dois-je encore percevoir?

Toutes les PME devraient pouvoir visualiser quand leurs clients ont payé et combien doivent-ils encore recevoir.
Une étude de Graydon Belgium a identifié l’absence de vue d’ensemble sur cette gestion administrative comme étant l’un des facteurs de faillite les plus importants en Belgique.

Afin de conserver une vue d’ensemble de votre solde d’impayés sur votre trésorerie, répertoriez vos paiements de différentes manières :

  1. Pour les paiements en espèces, inscrivez-les manuellement dans Akti.
  2. Pour les paiements en ligne, utilisez Codabox pour régler automatiquement vos factures.

En enregistrant régulièrement vos transactions dans Akti et en automatisant ce processus, gardez le contrôle du montant disponible sur votre compte et le montant prévisionnel.

2. Comment être payé dans les délais?

L’envoi de factures chez vos clients est une chose, leur versement en est une autre.

Bien sûr, nous vous recommandons de toujours définir des conditions générales de vente claires et de tenir à jour votre facturation afin de recevoir votre argent le plus rapidement possible, mais les mauvais payeurs existent toujours.

La fonction de rappel depuis Akti devrait se rendre utile :

  • L’envoi des rappels est manuel. De cette façon, vous gardez le contrôle sur la relation avec vos clients.
  • Conservation de l’historique de tous les rappels envoyés disponible à tout moment et des adresses électroniques auxquelles ils ont été envoyés.
  • Gradation par types de rappels avec personnalisation des messages. Par exemple :
    • 1er rappel : jouez la carte “C’est probablement un oubli…”
    • 2nd rappel : message légèrement moins amical avec exigence d’un paiement dans les plus brefs délais
    • 3e rappel : Mise en demeure et huissier de justice
  • Pour gagner du temps, créez un seul rappel dans Akti qui regroupe toutes les factures expirées à des degrés différents. Pratique, non?

En insistant fréquemment pour être payé, vous serez effectivement payé plus rapidement. En utilisant Akti, vous gardez le contrôle de cette fréquence sans oublier un seul rappel.

3. Comment obtenir un aperçu rapide et clair sur mes indicateurs de performance clés?

La plupart des entrepreneurs ne connaissent leurs chiffres qu’à la fin du trimestre lorsqu’ils confient toute leur paperasse à leur comptable.

En travaillant avec un outil comme Akti, il s’agit de la première information disponible dans votre interface, à tout instant.

De cette manière, visualisez les chiffres suivants dans le module de facturation :

  • Le chiffre d’affaires de ce mois afin de le comparer à celui du mois dernier. Plus ce chiffre est grand, plus vous serez heureux.
  • Le montant total des factures expirées : combien de factures ont déjà dépassé leur échéance et doivent toujours être payées? Plus ce chiffre est petit, plus vous serez heureux.
  • Le montant total des factures en attente : combien de factures doivent encore être payées (factures échues ou non)? Plus ce chiffre est élevé en combinaison avec un petit chiffre sur les factures expirées, plus vous serez heureux.

Dans le CRM, deux graphiques vous montrent ces chiffres évoluer dans le temps, en permanence et à jour.

  • Comparaison des ventes mensuelles au cours de l’année par rapport au mois dernier : plus la ligne est haute, plus vous serez heureux. Et davantage si elle est plus haute que la ligne de l’an dernier
  • Le graphique cumulatif de vos ventes : plus cette ligne se développe rapidement et tant qu’elle reste au-dessus de la ligne de l’année dernière, plus vous serez heureux.

En un coup d’œil dans Akti, sachez quelle action administrative est la plus urgente :

  • Votre chiffre d’affaires est-il inférieur à celui du mois dernier? → plus de ventes
  • Votre solde expiré est-il trop volumineux? → envoyez des rappels pour vous assurer d’être payé
  • Vos résultats sont exceptionnels? → Ne vous reposez pas sur vos lauriers… ou faites une pause et profitez de votre dur labeur.

4. Comment anticiper l’évolution de mon chiffre d’affaire avant d’être dans une situation délicate?

Maintenant que vous disposez d’une vision claire sur vos affaires, allons plus loin et regardons ce qu’il reste à facturer afin de prévoir si vous allez passer un bon mois, ou non.

Pour cela, Akti inclut toute une série d’outils pratiques.

  • Si vous travaillez avec des factures périodiques (abonnements, contrats de maintenance, …), vous verrez votre MRR (revenu récurrent mensuel) dans Akti. De cette façon, sachez combien est facturé chez vos clients en moyenne par mois et prévisualisez ainsi votre chiffre d’affaires moyen par mois.
  • Votre solde de factures périodiques devant être facturées ce mois-ci : comparé à votre MRR, cela indique si votre mois sera bon ou mauvais par rapport à la moyenne.
  • Si vous travaillez avec des livraisons, des interventions ou des projets depuis Akti, gardez une vue d’ensemble des performances que vous avez déjà livrées mais que vous n’avez pas encore facturées. De cette façon, prévoyez à nouveau à quel point votre chiffre d’affaires mensuel augmentera.

En utilisant Akti, vous connaissez non seulement le passé, mais également l’avenir de vos factures et de votre chiffre d’affaires.

5. Je connais les factures que j’envoie aux clients, mais que dois-je payer à mes fournisseurs?

Vous savez maintenant combien d’argent vous devez encore recevoir.
Combien vous allez encore facturer.
Malheureusement, il y a aussi des coûts associés à la conduite d’activités commerciales.

  • Dans le module de facturation d’achat d’Akti, enregistrez vous-même les factures que vous recevez de vos fournisseurs.
  • Classifiez vos factures, approuvez-les, marquez-les comme payées. Gardez une vision complète en temps réelle via les mêmes indicateurs de performance clés que pour les factures de ventes.
  • De plus, tout ce que vous faites pour numériser vos factures d’achat n’est pas perdu ! Facilitez la relation avec votre comptable et gagnez de l’argent en transférant vos versions digitalisées de vos factures à votre responsable de la comptabilité. Plus besoin d’encoder toutes les informations comme avant, il lui suffit de télécharger les fichiers.

Dans l’ensemble, vous obtiendrez ainsi un aperçu de vos flux de trésorerie entrants et sortants, l’équivalent de votre flux de trésorerie net mis à jour quotidiennement.

Terminé la gestion du passé, concentrez-vous sur l’avenir !

Ne concentrez plus votre attention sur le passé, mais sur l’avenir!

À la fin du mois, face au comptable, de nombreux entrepreneurs apprennent s’ils ont vendu plus que ce qu’ils ont acheté, s’il dispose du montant suffisant sur leur compte bancaire ou s’ils ont réalisé un profit.

D’autres gestionnaires décident de ne plus attendre et de prendre les choses en main. Notamment avec la collaboration d’un outil comme Akti.

Gardez le contrôle du statut de vos activités et basez vos décisions sur des chiffres à jour.

Essayez Akti maintenant gratuitement pendant 14 jours et constatez-le par vous-même.

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Valentin Lejeune

Auteur Valentin Lejeune

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