Lecture: 5 minutes

Tirez davantage profit d’Akti

Dans cet article de blog, nous attirons votre attention sur certaines fonctionnalités moins connues d’Akti pour vous aider à optimiser votre administration, allant de la facturation électronique à la gestion de stock plus avancée.

Voici les points que nous allons aborder plus en détail :

  • Entités commerciales
  • Options avancées pour les devis
  • Duplication de documents
  • Personnalisation des colonnes
  • Rapprochement de paiements

1. Entités commerciales

Si vous rencontrez l’un des cas de figure repris ci-dessous, alors consultez plus en détail la fonctionnalité entité commerciale d’Akti :

  • J’ai plusieurs activités liées à un même numéro de TVA et j’aimerais afficher sur mes documents un logo différent pour chaque activité.
  • J’ai plusieurs numéros de compte bancaire et j’aimerais que le numéro de compte adéquat soit précisé pour chaque paiement en fonction des clients.
  • J’ai plusieurs magasins et j’aimerais avoir un aperçu du chiffre d’affaire de chaque magasin.

La fonctionnalité entités commerciales permet de trouver des solutions à ces cas de figure. Elle vous permet d’associer des clients, des utilisateurs ou des documents à une entité commerciale spécifique (département d’entreprise, magasin, etc.). Akti vous permet de créer des documents avec des logos différents tout en gardant une numérotation unique. L’application vous permet aussi de filtrer vos données à partir d’une entité commerciale pour consulter le chiffre d’affaire que vous générez dans chaque secteur. En outre, vous pouvez facilement relier une entité commerciale spécifique à un client de votre CRM.

Pour en savoir plus sur les entités commerciales et leur fonctionnement dans Akti, consultez le guide d’utilisation qui leur est consacré ici.

2. Options avancées pour les devis

Imaginez qu’un de vos clients vous demande un devis détaillant deux options possibles, par exemple une première option qui se chiffre à €4.000 et une seconde à €6.000. La plupart des logiciels de création de devis chiffreront cette remise de prix à €10.000 et vous devrez préciser par écrit qu’il s’agit de deux options distinctes et non d’une seule. En revanche, Akti vous permet de facilement clarifier qu’une section du devis doit être ou non visualisée comme une option. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

Comme vous pourrez le lire dans le guide d’utilisation, il est non seulement possible d’appliquer des options à l’ensemble du devis mais aussi à chaque section. Vous pouvez ainsi totalement contrôler ce qui figurera sur la version PDF de votre devis.

Ci-dessous, quelques avantages liés à cette fonctionnalité :

  • Vous pouvez choisir d’afficher ou de cacher les codes des articles sur le document PDF. En choisissant de les cacher, vous rendez la tâche plus compliquée à votre client qui tenterait de comparer les prix du produit en ligne.
  • Il peut aussi être utile de visualiser les sous-totaux par section et de cacher les prix des articles (par pièce).
  • Non seulement vous pouvez facilement afficher les réductions en pour cent sur le document PDF, mais aussi la somme exacte de la ristourne totale. Cette option permet d’améliorer la lisibilité du devis et d’augmenter les chances de conclure une vente.

3. Duplication de documents

Si un de vos clients passe une commande similaire à une commande précédente (d’un autre client par exemple), cette dernière peut être dupliquée en toute facilité avec Akti. Cette fonctionnalité d’Akti est un véritable gain de temps car vous ne devez plus encoder toutes les données : une fois l’ancien document dupliqué, le nouveau document reçoit un nouveau numéro de référence et reprend les données du client ainsi que le contenu. Toutefois, il est encore possible de modifier les données du client et le contenu ultérieurement si nécessaire. Lorsque vous modifiez le client, Akti recalcule automatiquement les prix, ce qui est particulièrement utile lorsque vos clients bénéficient de remises différentes ou dépendent d’un régime TVA différent. Grâce à cette fonctionnalité, les prix sont toujours calculés avec exactitude. Chaque document dupliqué est mentionné comme tel dans le fichier journal de sorte que vous puissiez toujours identifier le document original.

Il est possible de dupliquer tous les types de documents. Pour savoir comment procéder pour les devis, lisez le guide d’utilisation ici.

4. Personnalisation des colonnes

Selon la fonction que vous occupez dans votre entreprise ou vos choix personnels, vous aurez besoin de visualiser certaines informations plutôt que d’autres dans les vues en liste (par exemple dans le CRM, les factures, etc.). Pour vous offrir plus de flexibilité, Akti vous permet de paramétrer au souhait les colonnes des listes. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de personnaliser l’affichage des informations qu’ils veulent voir ou non. Les informations essentielles peuvent être affichées sous forme de colonnes tandis que les informations secondaires peuvent être cachées. À l’heure où une masse de données doit être traitée, cette option s’avère plus que pratique.

Quelques trucs et astuces :

  • Si vous collaborez avec plusieurs Account managers qui font chacun des offres et en assurent le suivi, ajoutez une colonne à cet effet dans l’aperçu des offres.
  • Si vous faites uniquement des devis pour des particuliers, cachez le prix hors TVA et choisissez plutôt d’afficher le montant TVA comprise.
  • Si vous devez contrôler le paiement des factures, ajoutez une colonne pour visualiser le nombre de jours d’échéance des factures.

5. Rapprochement de paiements

Le suivi de votre trésorerie est un point important de la gestion quotidienne de votre entreprise, comme nous le mentionnions dans un article précédent. Akti met à votre disposition plusieurs outils destinés à contrôler votre balance clients. À ce sujet, le rapprochement ou enregistrement de paiements en constitue un aspect majeur.

Voici quelques conseils pour vous y aider :

  • Si vous ou votre comptable utilisez Yuki comme programme de comptabilité, vous pouvez synchroniser automatiquement les paiements enregistrés sur Yuki avec Akti en toute simplicité. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez les instructions de synchronisation entre Yuki et Akti.
  • Intégration avec Codabox: il arrive que votre comptable utilise déjà Codabox pour récupérer les extraits de compte numériques afin de vérifier les entrées dans la comptabilité. Sachez que ces mêmes extraits numériques peuvent aussi être utilisés dans Akti pour contrôler vos factures. Il ne tient qu’à vous de mettre en place une double vérification des paiements de factures. Si vos clients utilisent la communication structurée lors du paiement, la facture sera automatiquement marquée comme étant payée. Encore une manière de gagner du temps et de garder un œil à tout moment sur votre trésorerie.
  • Si vous encaissez encore des paiements en espèces dans votre entreprise, vous devez tenir un livre de caisse. Pour vous simplifier la tâche, indiquez plutôt sur la plateforme Akti, lors du paiement, qu’il s’agit d’un paiement en espèces. Vous pouvez ensuite utiliser l’onglet « paiements » pour récupérer la liste des paiements qui ont été effectués en espèces et exporter les informations.

Vous souhaitez en savoir plus?

Avec Akti, nous nous efforçons de rendre vos tâches administratives toujours plus faciles et plus rapides. Nous espérons que cet article vous aura appris de nouveaux trucs et astuces qui vous aideront à optimiser votre administration.

Notre service support reste à votre entière disposition pour toute question via l’adresse support@akti.com.

Si vous n’utilisez pas encore Akti mais désirez avoir un aperçu des avantages que vous pouvez en retirer pour votre gestion administrative, alors optez pour une période d’essai gratuite de 14 jours!

Essayez Akti maintenant!Essayez Akti maintenant!
Robbie De Meyer

Auteur Robbie De Meyer

More posts by Robbie De Meyer