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Intégration 2.0 de Billtobox

Comme nous l’avons mentionné dans notre dernière publication à propos de Billtobox, une série de mises à jour supplémentaires a été prévue pour renforcer le transfert entre Akti et Billtobox. La première mise à jour majeure est désormais disponible dans Akti et vous permet de récupérer les fichiers numériques des factures d’achat depuis Billtobox et de les traiter automatiquement avec Akti.

Étape 1 : reconnaissance numérique des factures dans Billtobox

S’il vous arrive souvent de recevoir des factures de fournisseurs en fichier PDF que vous devez transmettre à votre comptable à la fin du mois, vous n’ignorez pas que cette manière de procéder exige de nombreuses tâches manuelles, qui peuvent pourtant être automatisées grâce à Billtobox.

Vous pouvez non seulement réceptionner vos factures d’achats directement dans Billtobox grace à une adresse e-mail unique de Billtobox, mais vous pouvez également télécharger des fichiers en format PDF ou même simplement prendre une photo via l’application mobile. Vos factures d’achats tout comme vos souches TVA sont automatique convertis en fichiers numériques via OCR ( reconnaissance optique de caractères). Grâce à cette OCR, vous évitez des fautes lors du copiage manuelle des données. Les fichiers numériques sont ensuite envoyés automatiquement à la comptabilité.

Billtobox vous épargne ainsi une tâche manuelle et chronophage, à savoir le traitement des factures d’achat en vue de les transmettre au service comptable. Autrement dit, c’est un véritable gain de temps pour votre comptable ! Mais qu’en retirez-vous en tant qu’entrepreneur ?

Étape 2 : envoi automatique vers Akti

Maintenant que les factures d’achat sont disponibles en version électronique, non seulement votre comptable peut en profiter, mais vous aussi : une fois activé dans Akti, il est possible de traiter automatiquement avec Akti les fichiers XML, aussi dénommés UBL (format numérique des factures), qui ont été créés avec Billtobox.

En tant qu’entrepreneur, vous avez accès en permanence aux informations suivantes :

  1. vos dépenses auprès de vos fournisseurs grâce aux factures d’achat électroniques créées avec Billtobox;
  2. votre chiffre d’affaire et le bilan de vos ventes grâce aux factures de vente que vous créez avec Akti;
  3. votre bénéfice en fusionnant les deux montants précédents.

Par ailleurs, cette nouvelle fonctionnalité est très intéressante pour comparer vos factures d’achat avec vos commandes d’achats. Vous avez ainsi la certitude que ce qui vous est facturé correspond à ce que vous avez commandé.

Conclusion

Pour conclure, en combinant Akti et Billtobox, vous simplifiez et automatisez votre administration, depuis la création d’un nouveau client jusqu’à l’enregistrement de vos factures de vente et d’achat dans votre comptabilité.
Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur le développement de vos activités pendant que nous nous occupons de votre administration.

Comment puis-je commencer?

Utilisez-vous déjà séparément Akti et Billtobox? Activez simplement l’intégration en suivant ce manuel.
Si non, essayez gratuitement la facturation en ligne d’Akti et démarrez votre période d’essai de 14 jours !

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Eric Standaert

Auteur Eric Standaert

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