Leestijd: 5 minuten

Klinkt het volgende herkenbaar?

Dagelijks worden we bij Akti gecontacteerd door ondernemers, zelfstandigen met een éénmanszaak, beheerders van KMO’s, allemaal met hetzelfde doel: Oplossingen vinden voor de problemen die ze tegenkomen tijdens het dagelijks beheer van hun activiteiten. Een aantal vragen en problemen die u wel bekend zullen voorkomen:

  • “Ik verlies het overzicht van de zaken tussen al mijn facturen, offertes, bestelbonnen, weigeringen, bevestigingen, leveringen, openstaande balans,…”
  • “Hoeveel omzet ga ik draaien deze maand?”
  • “Ik blijf maar facturen maken maar ik heb geen idee of ze al betaald zijn en hoeveel mijn klanten mij nog moeten betalen.”
  • “Ik moet altijd wachten tot mijn boekhouder mijn facturen en betalingen verwerkt heeft alvorens ik weet of ik goed bezig ben of niet. De stress naar het einde van maand neemt altijd toe.”

Voor ieder probleem moet u een gepaste oplossing vinden. Op basis van deze vragen en onze ervaring, hebben wij een oplossing gebouwd die antwoorden biedt op deze vragen en een inzicht geeft in uw cijfers.

1. Hoeveel geld moet ik nog ontvangen van mijn klanten?

Weten wanneer je klanten betaald hebben en hoeveel geld je nog moet ontvangen is een belangrijk gegeven voor KMO’s.
Het gebrek aan een overzicht op dit administratieve beheer werd door een studie van Graydon Belgium geïdentificeerd als één van de belangrijkste factoren voor faillissementen in België.

Om te allen tijde een zicht te hebben op uw openstaande balans, kan u in Akti op verschillende manieren betalingen registreren.

  1. Cash betalingen kan u manueel registeren in Akti.
  2. Betalingen via overschrijving of online betalingen kan u automatisch binnentrekken en afpunten door gebruik te maken van de Codabox integratie.

Door consequent betalingen te registreren in Akti en dit proces te automatiseren, weet u hoeveel geld er op uw rekening staat en hoeveel er nog moet binnenkomen.

2. Hoe zorg ik ervoor dat klanten mijn facturen betalen?

Facturen uitzenden is natuurlijk altijd goed maar ze moeten ook nog betaald worden en dit liefst binnen de betalingstermijn.
We raden aan om duidelijke algemene verkoopsvoorwaarden op te stellen, om korte betalingstermijnen te hanteren, dit om zo uw cash naar voor te trekken en om zo snel mogelijk te factureren nadat uw producten of diensten geleverd zijn.

Slechte betalers zullen er jammer genoeg altijd zijn. Om niet tijdig betaalde facturen op te volgen, bestaat de aanmaningsfunctie binnen Akti:

  • Aanmaningen worden automatisch aangemaakt binnen Akti, het verzending ervan verloopt manueel. Zo bespaart u tijd en behoudt u de controle over de relatie en de communicatie met uw klanten.
  • U behoudt te allen tijde een overzicht van de niet tijdig betaalde facturen en de historiek van alle verzonden aanmaningen.
  • Door gebruik te maken van meerdere gradaties van aanmaningen, kan u deze ook begeleiden met een gepast bericht:
    • Eerste aanmaning: “U hebt onze factuur waarschijnlijk over het hoofd gezien….”
    • Tweede aanmaning: Een iets directer bericht waarbij u aandringt om zo snel mogelijk te betalen.
    • Derde aanmaning: Een duidelijk bericht waarbij u de betaling verwacht binnen een voorgedefinieerde termijn en waarbij er een gevolg gespecificeerd wordt indien dit niet gebeurt.
  • Om tijd te besparen kan u in Akti één aanmaning opmaken die alle vervallen facturen in verschillende gradaties groepeert. Handig, niet?

Door geregeld een herinnering te sturen om betaald te worden en uw berichtgeving aan te passen, zal u ook effectief sneller betaald worden. Door gebruik te maken van Akti behoudt u bovendien de controle over de regelmaat zonder één enkele aanmaning te vergeten.

3. Hoe behoud ik het overzicht van mijn kritieke prestatie-indicatoren?

Veel ondernemers kennen hun cijfers pas wanneer ze hun kaft of schoendoos met facturen afgeven aan de boekhouder en hij dit verwerkt.

Door met Akti te werken, is dit de eerste informatie die u te zien krijgt wanneer u de applicatie opent.

In de facturatie module krijgt u de volgende cijfers te zien:

  1. De omzet van de huidige maand in vergelijking met vorige maand: Hoe groter dit cijfer, hoe blijer u bent.
  2. Het totaalbedrag aan vervallen facturen: De totale waarde van alle facturen die niet tijdig betaald zijn. Hoe kleiner dit cijfer, hoe blijer u bent.
  3. Het totaalbedrag aan openstaande facturen: De totale waarde van alle facturen waarvoor u nog geld dient te ontvangen. Hoe groter dit cijfer, in combinatie met een klein cijfer aan vervallen facturen, hoe blijer u bent.

In het CRM krijgt u ook meteen twee grafieken om uw omzet te zien evolueren doorheen het jaar:

  1. Een vergelijking van de maandomzet over het jaar in vergelijking met vorig jaar: Hoe hoger de lijn gaat, hoe blijer u bent, zeker als ze hoger ligt dan de lijn van vorig jaar.
  2. De cumulatieve grafiek van uw omzet: Hoe sneller deze lijn groeit en zeker als ze weeral boven de lijn van vorig jaar blijft, hoe blijer u bent.

U kan in een oogopslag in Akti zien wat u als meest dringende actie moet ondernemen:

  1. Is uw omzet lager dan vorige maand? → focus op meer verkopen
  2. Is uw vervallen balans te groot → verstuur aanmaningen om cashflow problemen te voorkomen
  3. Uw openstaande balans is groot → blijf niet op uw lauweren rusten…. of neem heel even een pauze en geniet van uw harde werk

4. Hoe evolueert mijn omzet naar de toekomst toe?

Nu u een duidelijk zicht hebt op uw activiteiten, kunnen we nog een stap verder gaan en kijken wat er nog gefactureerd dient te worden. Zo kan u voorspellen of u een goede maand gaat hebben of niet.

Ook hier biedt Akti weer enkele interessante inzichten:

  • Indien u met periodieke facturen (abonnementen, onderhoudscontracten,…) werkt, krijgt u in Akti uw MRR (Monthly Recurring Revenue) te zien. Zo weet u hoeveel u gemiddeld per maand aan uw klanten factureert en kan u reeds een eerste voorspelling maken van uw gemiddelde omzet per maand.
  • Uw balans aan periodieke facturen die nog gefactureerd moeten worden deze maand: In het begin van de maand geeft dit in vergelijking met uw MRR aan of u een goede of slechte maand gaat draaien. Bovendien, als u dit bedrag optelt bij uw huidige omzet van de maand, hebt u een nieuwe up-to-date voorspelling van uw maandomzet op elk moment van de maand.
  • Indien u met leveringen, interventies of projecten werkt in Akti, krijgt u ook altijd een zicht op welke prestaties u al geleverd, maar nog niet gefactureerd hebt. Zo kan u weeral voorspellen naar welk bedrag uw maandelijkse omzet gaat groeien.

Door Akti te gebruiken kent u niet alleen het verleden, maar ook de toekomst van uw omzet.

5. Wat moet ik betalen aan mijn leveranciers en hoeveel winst maak ik?

U weet nu hoeveel geld u nog moet ontvangen, hoeveel geld u nog gaat factureren, maar spijtig genoeg zijn er ook kosten verbonden aan ondernemen.

  • In de aankoopfacturen module van Akti, kan u de facturen van uw leveranciers zelf registreren.
  • Wijs een kostenplaats toe aan de facturen, keur ze goed en markeer ze als betaald. Door dit te doen hebt u nu hetzelfde overzicht aan cijfers voor uw aankoopfacturen als voor uw verkoopfacturen.
  • Bovendien gaat al het werk dat u doet om uw facturen te digitaliseren dubbel renderen. U kan deze digitale versies van uw facturen vervolgens exporteren naar uw boekhouder via Akti. Hij moet deze dan niet meer overtypen en in de boekhouding zetten maar kan deze digitaal verwerken.

In het totaalplaatje krijgt u dus een overzicht van uw inkomende én uitgaande cash, met andere woorden: uw cashflow die dagelijks up-to-date is.

Richt uw aandacht niet langer op het verleden maar concentreer u op de toekomst!

Het is voor veel ondernemers, pas wanneer ze bij hun boekhouder zitten, dat ze vernemen of ze meer verkocht hebben dan dat ze aangekocht hebben, maw of ze winst of verlies hebben gedraaid.

Andere ondernemers kiezen er daarentegen voor om niet langer te wachten en de zaken in handen te nemen door te kiezen voor Akti.
Behoudt de controle over de status van uw activiteiten en baseer uw beslissingen op up-to-date cijfers. Probeer nu gratis Akti uit voor 14 dagen en overtuig uzelf.

Probeer Akti nu gratisProbeer Akti nu gratis
Valentin Lejeune

Auteur Valentin Lejeune

More posts by Valentin Lejeune