Leestijd: 2 minuten

Billtobox integratie 2.0

Zoals aangehaald in onze eerdere blogpost over Billtobox, waren er nog een aantal evoluties gepland om de koppeling tussen Akti en Billtobox te versterken. De eerste grote update is vanaf nu beschikbaar in Akti en stelt je in staat om de digitale bestanden van de aankoopfacturen vanuit Billtobox binnen te halen in Akti en automatisch te verwerken.

Stap 1: Digitale herkenning van facturen in Billtobox

Tot op heden ontvang je nog vaak PDF facturen van leveranciers dewelke je op het einde van de maand aan je boekhouder bezorgt. Deze manier van werken vraagt veel manueel werk en kan eenvoudig geautomatiseerd worden door gebruik te maken van Billtobox.

In Billtobox kan je niet alleen de aankoopfacturen rechtstreeks ontvangen dankzij een uniek Billtobox e-mailadres, maar kan je ook PDF bestanden opladen in de tool of zelfs eenvoudig via de mobile app een foto nemen. Of dit nu aankoopfacturen zijn of btw-bonnetjes, al deze documenten worden vervolgens door middel van OCR (Optical Character Recognition), omgezet naar digitale bestanden. Dankzij deze OCR worden fouten bij het overtypen van gegevens verminderd. Vervolgens worden de digitale bestanden automatisch doorgestuurd naar de boekhouding.

Hierdoor wordt een belangrijke manuele en tijdrovende taak vermeden. Niet alleen wordt de verwerking van aankoopfacturen jou uit handen genomen. Ook het doorsturen naar de boekhouding is een zorg minder. Dit betekent dus een belangrijke tijdswinst voor jou en jouw boekhouder.

Akti Integration Billtobox

Stap 2: Automatisch doorsturen naar Akti

Nu de aankoopfacturen beschikbaar zijn in een digitaal formaat, kan niet enkel je boekhouder, maar ook jij als ondernemer hier nog extra van profiteren dankzij de integratie met Akti. Eenmaal geactiveerd in Akti, is het namelijk mogelijk om de XML-bestanden of ook UBL-bestanden genoemd (het digitaal formaat van facturen) die Billtobox aanmaakt, automatisch te verwerken in Akti.

Zo beschik je als ondernemer ten allen tijde over de volgende informatie:

  1. Je kostencijfer dankzij de digitale aankoopfacturen uit Billtobox.
  2. Je omzetcijfer en openstaande balans van je verkopen dankzij de verkoopfacturen aangemaakt in Akti.
  3. Je winstbalans door deze twee te samen voegen.

Bijkomend is deze nieuwe functie ook zeer interessant om je aankoopfacturen te vergelijken met je inkooporders. Zo bent je zeker dat wat je gefactureerd wordt ook overeenkomt met wat je besteld hebt.

Conclusie

Door met Akti en Billtobox te werken wordt je administratie vereenvoudigd en geautomatiseerd vanaf het aanmaken van een nieuwe klant tot het inboeken van je verkoop- en aankoopfacturen in de boekhouding.
Zo kan jij je concentreren op het verder uitbouwen van je activiteiten terwijl wij waken over jouw administratie.

Hoe kan ik van start gaan?

Gebruik je reeds Akti en Billtobox? Activeer dan de integratie door deze handleiding te volgen.
Gebruik je Akti nog niet en wens je online facturatie uit te proberen, start dan een gratis proefperiode van 14 dagen!

Probeer Akti nu gratisProbeer Akti nu gratis
Eric Standaert

Auteur Eric Standaert

More posts by Eric Standaert