Leestijd: 5 minuten

Haal meer uit Akti

In deze blogpost delen we een aantal minder gekende features van Akti om je te helpen bij het vereenvoudigen van je administratie, of het nu gaat over digitaal factureren of over meer geavanceerd stockbeheer.

De volgende onderwerpen komen hierbij aan bod:

  • Business units
  • Geavanceerde opties bij offertes
  • Documenten dupliceren
  • Kolominstellingen
  • Reconciliatie van betalingen

1. Business units

Kan je een of meerdere van de volgende vragen positief beantwoorden?

  • Heb je meerdere activiteiten onder een en hetzelfde BTW nummer en wens je per activiteit een ander logo te gebruiken op je documenten?
  • Heb je meerdere bankrekeningen en wens je te kunnen aangeven op klantniveau dewelke ze dienen te gebruiken voor hun betalingen?
  • Heb je meerdere winkellocaties en wens je een zicht te hebben op de omzet per locatie?

Bekijk dan zeker de business units feature binnen Akti. Business units laten je toe om klanten, gebruikers of documenten aan een welbepaalde business unit (bedrijfsdepartement, winkellocatie,…) toe te kennen. Per business unit kan je documenten aanmaken met een verschillend logo en toch dezelfde nummeringstructuur aanhouden. Hierbij kan je ook rapportage per business unit opvragen zodat je eenvoudig kan zien hoeveel omzet elke business unit genereert. Een klant linken aan een welbepaalde business unit kan eenvoudig in het CRM.

Wil je meer weten over business unit en hoe je dit instelt in Akti lees dan deze gedetailleerde handleiding over business units.

2. Geavanceerde opties bij offertes

Heb je al voorgehad dat een klant vraagt een offerte te maken met meerdere opties? Bijvoorbeeld: een eerste optie voor een bedrag van 4.000€ en een tweede optie voor een bedrag van 6.000€. In veel offerteprogramma’s zal dit resulteren in een offerte van 10.000€ en zal je tekst dienen toe te voegen om duidelijk te maken dat het over 2 opties gaat. In Akti kan je heel eenvoudig instellen of een hoofdstuk van een offerte al dan niet beschouwd dient te worden als een optie. Hoe je dit doet lees je hier.

Zoals je verder kan lezen in die handleiding is het niet alleen mogelijke om voor de volledige offerte instellingen aan te passen maar ook per hoofdstuk. Op die manier krijg je volledige controle over wat er op de PDF van de offerte dient te staan.

Een aantal interessante zaken hierbij:

  • Je kan instellen of artikelcodes al dan niet gevisualiseerd dienen te worden op de PDF. Het kan interessant zijn om deze niet te tonen zodat (online) prijsvergelijken minder gemakkelijk wordt.
  • Het kan interessant zijn om subtotalen te laten zien per hoofdstuk en individuele artikelprijzen te verbergen.
  • Op een eenvoudige manier kan niet alleen het toegestane kortingspercentage getoond worden op de PDF maar ook het bedrag van de totale korting. Dit verhoogt de leesbaarheid van de offerte en kan een positief effect hebben op het aanvaarden van de offerte.

3. Documenten dupliceren

Dien je voor een klant een bestelling op te maken die sterk overeenkomt met een eerdere bestelling (van een andere klant) dan kan je deze handig dupliceren binnen Akti. Zo hoef je niet alle informatie opnieuw in te geven en bespaar je tijd. Na het dupliceren zal het nieuwe document een nieuw uniek nummer krijgen en zullen de gegevens van de klant en de inhoud overgenomen worden. Hierna kan de inhoud aangepast worden en kan eventueel ook nog de klant veranderd worden. Wanneer je de klant aanpast zal Akti automatisch de prijzen herberekenen. Dit is relevant wanneer de klant een andere korting toegekend krijgt of een andere BTW regime heeft. Op deze manier zijn prijzen steeds juist berekend. Wanneer een document gedupliceerd wordt, wordt dit vermeld in het logbestand. Zo weet je steeds wat het oorspronkelijke document was.

Het dupliceren van documenten kan voor elk type document, hoe je dit doet voor een offerte kan je nalezen in deze handleiding.

Akti bestelbon dupliceren

4. Kolominstellingen

Welke informatie getoond dient te worden in de lijstweergave (oa in het CRM, facturen,…) heeft te maken met je rol in je bedrijf en is vaak ook een persoonlijke keuze. Om tegemoet te komen aan de vraag naar flexibiliteit is het mogelijk binnen Akti om de kolominstellingen bij lijsten aan te passen.

Op die manier kunnen gebruikers persoonlijk beslissen welke informatie ze al dan niet wensen te zien. Zo kan belangrijke informatie toegevoegd worden als kolom en minder belangrijke informatie verborgen worden. In een tijdperk met overvloed aan informatie is dit laatste niet onbelangrijk.

Een aantal tips:

  • Werk je met meerdere account managers die elk offertes maken en opvolgen, voeg deze kolom dan toe aan het overzicht van offertes.
  • Maak je enkel offertes voor particulieren, verberg dan het bedrag exclusief BTW bij offertes en voeg het bedrag inclusief BTW hieraan toe.
  • Dien je betalingen van facturen op te volgen voeg dan de extra kolom toe om het aantal dagen dat een factuur vervallen is te visualiseren.

5. Reconciliatie van betalingen

Het opvolgen van je cashflow is een belangrijk aspect bij het dagelijkse beheer van je bedrijf. Dit hebben we eerder besproken in een vorige blogpost. Binnen Akti zijn er meerdere tools beschikbaar om je openstaande balans op te volgen. Een belangrijk aspect hierbij is reconciliatie van betalingen of het registreren van betalingen.

Om je hierbij te helpen zijn er een aantal mogelijkheden:

  • Gebruik jij of je boekhouder Yuki als boekhoudprogramma dan kan je eenvoudig betalingen die geregistreerd worden in Yuki automatisch synchroniseren naar Akti. Hoe je dit instelt lees je in de handleiding die de synchronisatie tussen Yuki en Akti beschrijft.
  • Integratie met Codabox: vaak gebruikt je boekhouder reeds Codabox om rekeningafschriften digitaal op te vragen om zo de boekingen af te punten in de boekhouding. Dezelfde digitale rekeningafschriften kunnen ook gebruikt worden om binnen Akti je facturen af te punten. Dit heb je volledig zelf in de hand en is een dubbele verificatie van betalingen van facturen. Wanneer klanten de gestructureerde mededeling gebruiken bij de betaling zal de factuur automatisch gemarkeerd worden als betaald. Hierdoor bespaar je tijd en krijg je meteen een zicht op je cashflow.
  • Ontvang je binnen je bedrijf nog cash betalingen dan dien je een kasboek bij te houden. Om dit te vereenvoudigen kan je bij het registreren van betalingen binnen Akti aangeven dat het een betaling in cash is. Vervolgens kan je via het tabblad “betalingen” de lijst van betalingen (in cash) opvragen en deze informatie exporteren.

Wil je meer weten?

We streven ernaar om met Akti je administratieve taken zo eenvoudig mogelijk te maken en je tijd te doen besparen. Hopelijk ben je na het lezen van dit blogartikel iets nieuws te weten gekomen waardoor je je administratie nog verder kan vereenvoudigen.

Mocht je vragen hebben over een van deze onderwerpen aarzel niet om onze support te contacteren via support@akti.com.

Gebruik je Akti nog niet en wens je jezelf te overtuigen van de voordelen die Akti biedt bij het vereenvoudigen van je administratie, start dan een gratis proefperiode van 14 dagen!

Probeer Akti nu gratisProbeer Akti nu gratis
Robbie De Meyer

Auteur Robbie De Meyer

More posts by Robbie De Meyer